Wie exportiert man ein Office 365 Mailbox zu PST? Schritt für Schritt Lösung

Die erweiterten Funktionen von Office 365 machen es zu anderen und hochwertigen Diensten. Aus mehreren Gründen suchen viele Organisationen und Benutzer nach Methoden zum Erstellen einer Kopie ihrer Office 365 Postfächer.

Dieser Artikel konzentriert sich mehr auf das Thema Massenexport von Office 365 Mailbox zu PST. Hier erfahren Sie die detaillierten Informationen mit der schrittweisen Vorgehensweise verschiedener Methoden, um Ihre Office 365 Postfachdaten als PST Datei zu speichern. Enthält sowohl Handbuch als auch die sichersten 2 alternativen Lösungen. Dies wird Ihnen helfen, den Massenexportprozess schnell und sicher durchzuführen. Beginnen wir mit automatisierten Lösungen.

Automatisierte Lösungen zum Speichern von Office 365 Mailbox zu PST

Ja, manuelle Methoden können kostenlos verwendet werden, aber lohnt sich der Aufwand nach so vielen Einschränkungen? Schließlich ist die Sicherheit wichtiger Postfachdaten während der Extraktion die größte Sorge für jeden.

Aus diesem Grund verwenden sie dedizierte Tools von Drittanbietern wie Office 365 Export und das Office 365 Backup Tool ist die am meisten empfohlene Wahl.

Zu diesem Abschnitt sehen wir zwei verschiedene automatisierte Lösungen zum Sichern von Office 365 Mailbox zu PST Dateien. Auch wenn beide Tools die gleichen Ergebnisse liefern, machen die Funktionen den Unterschied aus. Sie können eine beliebige Methode auswählen, um das Office 365 Mailbox zu PST zu großen Mengen zu speichern und zu exportieren.

Lösung 1: Office 365 Extractor – Die relevanteste Möglichkeit, Office 365 Postfachdaten zu großen Mengen zu PST zu exportieren

Office 365 Export ist eine der am häufigsten empfohlenen Optionen zum Extrahieren ausgewählter Dateien oder ganzer Postfachelemente zu großen Mengen. Es ermöglicht Ihnen, Ihre Postfachelemente wie E Mails, Kontakte, Kalender und Aufgaben problemlos zu exportieren. Bietet auch die Datumsfilteroptionen zum selektiven Herunterladen von Daten. Office 365 Export herunterladen:

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• Starten Sie die Software und klicken Sie dann auf Anmelden.
• Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Anmelden, um sich bei Ihrem O365 Konto anzumelden. Nachdem Sie die Benutzer IDs/Ordner ausgewählt haben, je nachdem, ob Sie sich als Administrator angemeldet haben oder nicht, klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
• Wählen Sie hier das E Mail Format als Microsoft Outlook (PST) und teilen Sie das PST bei der Konvertierung auf (falls erforderlich).
• Wählen Sie aus der Kategorieoption aus, um Office 365 Mailbox zu PST zu exportieren, einschließlich E Mails, Kalendern, Aufgaben, Kontakten und sogar Archivpostfächern.
• Legen Sie alle Datumsfilter für jede Kategorie fest und durchsuchen Sie den Zielpfad, zu dem Sie die Daten als PST speichern möchten.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Start und warten Sie, bis der Vorgang abgeschlossen ist.

Sie finden dann alle Ihre Office 365 Mailbox als PST Datei(en) am Zielspeicherort.

Lösung 2: Office 365 Sicherungsassistent zum effizienten Speichern von Office 365 Mailbox zu PST Datei

Office 365 Account Backup Tool ist eine weitere alternative Lösung, mit der Sie das Office 365 Benutzerpostfach zu PST speichern können. Andererseits hilft Ihnen dieses Tool bei der Wiederherstellung des gesicherten Postfachs zurück zu das O365 Konto ohne zusätzliche Anforderungen.

Das Tool bietet verschiedene großartige Funktionen, die von anderen Lösungen nicht übertroffen werden können. Das Backup Dienstprogramm von Office 365 ermöglicht die Option Pause & Resume, die Ihnen hilft, gefährliche Situationen zu vermeiden und Ihre Daten während der Sicherung zu schützen.

Das Tool ermöglicht auch eine selektive Sicherung durch verschiedene Filteroptionen. Die Funktionen wie die benutzerübergreifende Wiederherstellung, die Pflege der Ordnerhierarchie usw. machen das Dienstprogramm einzigartig von anderen Tools.

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Befolgen Sie das schrittweise Verfahren, um das Office 365 Mailbox zu PST zu speichern:

Schritt: 1 Starten Sie die Software, nachdem Sie sie auf Ihren Computer heruntergeladen haben. Wählen Sie Office 365 als Quellplattform und Outlook als Zielsicherungsplattform aus.

Schritt: 2 Wählen Sie aus den angegebenen Optionen die bevorzugten Postfach Elementkategorien aus. Sie können auch den von diesem Dienstprogramm bereitgestellten intelligenten Datumsfilter für spezifische und selektive Sicherungen nach einem Datumsbereich verwenden.

Schritt: 3 Sie müssen sich mit der Admin ID und der Anwendungs ID zu der Software anmelden und auf die Schaltfläche „Bestätigen“ klicken. Es überprüft die erforderlichen Berechtigungen.

Schritt: 4 Geben Sie den Zielpfad und den Speicherort auf Ihrem Computer an, um die resultierende PST Datei auf Ihrem lokalen Speicher zu speichern.

Schritt: 5 Wählen Sie nun aus der angegebenen Liste der Benutzerkonten das gewünschte Benutzerkonto aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Sicherung starten, um den Sicherungsvorgang zu starten.

Manuelle Lösungen zum Speichern von Office 365 Postfächern als PST Datei

Im folgenden Abschnitt sehen wir einige der manuellen Methoden, mit denen Sie Postfachdaten im PST Dateiformat exportieren können. Wer auf der Suche nach einer kostenlosen manuellen Lösung ist, dieser Abschnitt hilft Ihnen, verschiedene Ansätze zu finden.

Methode 1: Verwenden Sie eDiscovery zum Massenexport von Office 365 Mailbox zu PST

Sie benötigen die Berechtigung, den Zu Place eDiscovery Mechanismus zu verwenden, um Office 365 Daten zu BULK zu PST zu exportieren. Nur ein eDiscovery Administrator kann dieses Tool bedienen.

Daher führen wir Sie durch den vollständigen Prozess der Einrichtung und Verwendung dieses manuellen Mechanismus.

1 : Melden Sie sich bei Ihrem Office 365 Konto an und klicken Sie auf Admin

2 : Klicken Sie hier auf Admin Center und wählen Sie Security & Compliance

3 : Gehen Sie nun zu Berechtigungen und aktivieren Sie die Option eDiscovery Manager. Stellen Sie sicher, dass die Rolle des Exports zugewiesen ist. Wenn nicht, klicken Sie auf Bearbeiten, um es entsprechend zuzuweisen.

4 : Klicken Sie nun entsprechend dem eDiscovery Administrator auf Bearbeiten und fügen Sie dann im Folgefenster einen neuen Benutzer hinzu

5 : Wenn Sie fertig sind, wechseln Sie zur Registerkarte Suche & Untersuchung >> Inhaltssuche. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche + Neue Suche, um den Inhaltssuchassistenten zu öffnen

6 : Mit diesem Assistenten können Sie nach bestimmten Postfachdaten suchen, um sie später zu exportieren. Wählen Sie aus den 2 angegebenen Standortoptionen:

• Alle Speicherorte – Dies scannt und exportiert die gesamten öffentlichen Ordner und die Sharepoint Datenbank zusammen mit Exchange Online.
• Bestimmte Orte – Klicken Sie auf Ändern, um bestimmte Orte zum Speichern von Daten anzugeben

Hinweis: Mit diesem Exportprozess sind verschiedene Filter verbunden, z. B. Standortfilter (alle oder spezifisch), Bedingungen (Datum, Absender, Größe usw.) und Schlüsselwörter (UND, ODER usw.).

7 : Klicken Sie auf Speichern und ausführen, geben Sie dann den Namen Ihrer Suche zusammen mit der Beschreibung ein und klicken Sie im angezeigten Fenster auf Speichern

8 : Gehen Sie zurück zur Inhaltssuche, aktualisieren Sie sie und wählen Sie dann Ihr Suchergebnis aus. Um als Nächstes Office 365 Mailbox zu PST zu exportieren, klicken Sie auf Mehr >> Ergebnisse exportieren

9 : Wählen Sie aus der Liste der Exportoptionen nach Ihren Anforderungen und klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren.

10 : Jetzt können Sie wählen, ob der Exportvorgang zuerst abgeschlossen werden soll oder direkt auf Ergebnisse herunterladen klicken. Wenn ausgewählt, werden sowohl der Export als auch der Download Vorgang gleichzeitig abgeschlossen.

Klicken Sie außerdem auf die Option zum Kopieren zu die Zwischenablage, um den speziellen Exportschlüssel zu kopieren, den Sie später benötigen

11 : Das eDiscovery PST Exporttool wird ausgeführt. Fügen Sie hier den kopierten Schlüssel ein, wählen Sie den Zielspeicherort und klicken Sie auf Start, um Office 365 E Mails endgültig als Outlook PST zu speichern.

Einschränkungen:

1. Der Prozess ist zu langwierig und zeitaufwendig. Darüber hinaus sind die Schritte komplex und verwirrend zu implementieren.
2. Es erfordert eine hohe Ausfallzeit, um abzuschließen.
3. eDiscovery hat das Problem, während des Prozesses ziemlich oft hängen zu bleiben.
4. Benutzer müssen über entsprechendes technisches Wissen verfügen, um diese Methode durchführen zu können.
5. Es können nur E Mails extrahiert werden. Das Speichern anderer Postfachelemente wie Kalender, Aufgaben usw. wird von diesem Tool nicht unterstützt.

Methode 2: Zu Place eDiscovery und halten

Zu Place eDiscover & Hold ist eine weitere manuelle e Discovery Methode zum Massenexport von Office 365 Mailbox zu eine PST Datei. Um den zu Place Hold durchzuführen, müssen Sie der Office 365 Administratorbenutzer sein. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um den zu Situ Hold zu konfigurieren und zu erfahren, wie Sie Office 365 Mailboxes zu PST exportieren.

1: Melden Sie sich mit den Administratoranmeldeinformationen bei Ihrem Office 365 Konto an. Gehen Sie dann zum Admin Center.

2: Wählen Sie im linken Bereich die Option Exchange aus, um zum Exchange Admin Center zu gelangen.

3: Um Discover durchzuführen, sollten Sie Mitglied des Discovery Managements sein. Gehen Sie dazu zu den Berechtigungen und klicken Sie auf Discovery Management. Fügen Sie die Mitgliederliste hinzu und speichern Sie.

4: Klicken Sie auf die Option Compliance Management. So führen Sie den neuen eDiscovery Prozess aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu (+) unter der Registerkarte In Situ eDiscovery & Halten, um eine neue eDiscovery durchzuführen und das Office 365 Mailbox in PST zu speichern.

5: Ein neues Zu Place eDiscovery & Hold Popup Fenster wird angezeigt. Geben Sie den Namen und die Beschreibung ein. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Weiter.

6: Geben Sie in diesem Abschnitt die Postfächer an, die Sie exportieren möchten. Wenn Sie Ihre gesamten Postfächer sichern möchten, wählen Sie Alle Postfächer auswählen, ansonsten wählen Sie die Option Postfächer für die Suche angeben und klicken Sie auf die Schaltfläche „+“.

7: Ein neues Popup mit der Liste aller Postfächer wird angezeigt. Wählen Sie die Postfächer aus, die Sie exportieren möchten, und klicken Sie auf Hinzufügen. Klicken Sie nach Abschluss der Postfachauswahl auf die Schaltfläche OK.

8: Zu diesem Abschnitt können Sie das Office 365 Benutzerpostfach über verschiedene Filteroptionen wie Schlüsselwort, Datum, Von/An/Cc/Bcc Felder, Nachrichtentyp usw. selektiv zu PST exportieren.

Wählen Sie den Filter basierend auf Kriterien und wenden Sie die Filter an.

9: Geben Sie anschließend im Assistenten für Zu Place eDiscovery & Hold die Zeitdauer für die Aufbewahrung Ihrer Daten ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen.

10: Nach dem Schließen des Bestätigungsfensters erhalten Sie eine generierte Liste des eDiscovery Prozesses.

Klicken Sie zum Speichern oder Massenexport von Office 365 Mailbox zu PST auf die Schaltfläche Download (Pfeil nach unten). Geben Sie dann den Zielort an und klicken Sie auf Start.

Einschränkungen:

1. Admin Benutzer können den Vorgang nur ausführen.
2. Es ist ein komplizierter Prozess und erfordert entsprechendes technisches Wissen, um diesen Vorgang durchzuführen.
3. Ein langwieriger Prozess, der viel Zeit zu Anspruch nimmt.
4. Es ist eine unfreundliche Methode für nicht technische Benutzer.

Methode 3: Speichern Sie das Office 365 Postfach mithilfe der Outlook Desktopanwendung

Diese manuelle Methode ist für technisch nicht versierte Benutzer einfacher als andere Lösungen. Um das Office 365 Mailbox zu PST mithilfe der Kontokonfigurations methode zu speichern, muss der Benutzer eine Outlook Desktopanwendung auf seinem System haben. Befolgen Sie die folgenden Schritte, um den Exportvorgang zu verstehen.

1: Konfigurieren Sie das Office 365 Konto zu der Outlook Desktopanwendung.

2: Gehen Sie zu der oberen Menüleiste zum Abschnitt Datei.

3: Wählen Sie im linken Bereich des geöffneten Fensters im Abschnitt Öffnen & Exportieren die Option Importieren / Exportieren.

4: Wählen Sie im Import und Exportassistenten die Option zu eine Datei exportieren und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

5: Wählen Sie anschließend die Outlook Datei (.PST) aus, um das Office 365 Postfach zu eine PST Datei zu exportieren.

6: Aktivieren Sie die Option Unterordner einbeziehen und klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen, um den Exportvorgang zu starten.

Einschränkungen:

1. Benutzer sollten Outlook Desktopanwendungen installieren müssen.
2. Es ist nicht möglich, mehrere Benutzerpostfächer zusammen zu sichern. Sie müssen die obigen Schritte für jedes Postfach wiederholen.
3. Es nimmt viel Zeit zu Anspruch, eine große Anzahl von Postfächern zu übertragen.

Einpacken

Benutzer müssen möglicherweise ihre Cloud Office 365 Daten speichern, um auf sie außerhalb der Cloud Plattform usw. zugreifen zu können. Der relevante manuelle Ansatz, um dies zu erreichen, ist die Verwendung des eDiscovery Tools.

Heutzutage ist dieses Verfahren jedoch mit einem Zeit und Kostenaufwand für die meisten Benutzer nicht durchführbar. Auch die Möglichkeit, Kalender, Aufgaben und andere Elemente nicht zu speichern, ist ebenfalls ein Problem. Aus diesen Gründen bevorzugen Benutzer immer automatisierte Lösungen.

Zu diesem Blog haben wir alle möglichen manuellen Methoden und die zwei effizientesten alternativen Lösungen wie Office 365 Extractor & Office 365 Backup Tool erwähnt. Es kann Office 365 Mailbox zu PST schnell und zuverlässig exportieren.